หน่วยงานส่วนใหญ่อ้างว่าพวกเขากำลังดำเนินการตามกำหนดเวลาที่สำคัญในเส้นทางสู่การทำให้รัฐบาลพึ่งพาบันทึกกระดาษน้อยลง ตามรายงานฉบับใหม่จาก National Archives and Records Administrationในรายงาน ร้อยละ 98 ของหน่วยงานกล่าวว่าพวกเขามั่นใจในความสามารถในการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ถาวรทั้งหมดภายในวันที่ 31 ธันวาคม 2019 ซึ่งได้รับคำสั่งจากคำสั่งร่วมจากสำนักงานการจัดการและงบประมาณและ NARA
“โดยรวมแล้ว หน่วยงานของรัฐบาลกลางส่วนใหญ่รายงานว่า
พวกเขากำลังดำเนินการเพื่อเปลี่ยนจากการรักษานโยบาย แนวปฏิบัติ และโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพที่มีค่าใช้จ่ายแยกต่างหากในรูปแบบดั้งเดิม (อะนาล็อก ) ไปสู่การจัดการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์” NARA เขียนไว้ในรายงานการจัดการบันทึกของหน่วยงานกลางของรัฐบาลกลางประจำปี 2560ซึ่งเปิดตัวเมื่อวันพุธที่ผ่านมา
การผลักดันให้หน่วยงานต่าง ๆ ใช้การเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นนั้นสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ของ NARA ซึ่งกำหนดเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงหลายประการสำหรับหน่วยงานระหว่างตอนนี้ถึงปี 2565 และแผนปรับโครงสร้างองค์กรของรัฐบาลทรัมป์
Insight by Maximus: การมีข้อมูลเพียงปลายนิ้วจะมีความสำคัญหากเป็นข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ในแบบสำรวจพิเศษของ Federal News Network เราถาม feds เกี่ยวกับความพยายามของหน่วยงานของตนในการเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นข่าวกรองที่นำไปปฏิบัติได้ ซึ่งจะนำไปสู่การบริการที่ดีขึ้น
ลดเวลาดำเนินการ บันทึกหาย
ตามแผนการปรับโครงสร้างองค์กรซึ่งทำเนียบขาวเผยแพร่เมื่อเดือนมิถุนายน หน่วยงานต่าง ๆ ใช้เงินหลายพันล้านดอลลาร์ในการดูแลและรักษาบันทึกที่เป็นกระดาษ และแม้จะมีความพยายามหลายครั้งเพื่อควบคุมการพึ่งพากระดาษ แต่ฝ่ายบริหารของทรัมป์พบว่าหน่วยงานต่าง ๆ “ไม่สอดคล้องกันและไม่มีประสิทธิผล” ในการเปลี่ยนแปลงไปสู่บันทึกดิจิทัล
“ในขณะที่หน่วยงานต่าง ๆ ใช้กระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ ประชาชนก็จะติดต่อกับรัฐบาลกลางและสมัครและรับบริการได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะทำให้ความพึงพอใจของลูกค้าดีขึ้น บันทึกอิเล็กทรอนิกส์จะลดเวลาดำเนินการและลดความน่าจะเป็นของข้อมูลที่สูญหายหรือขาดหายไป” ทำเนียบขาวเขียนไว้ในแผนปรับโครงสร้างองค์กร
ในระยะยาว ฝ่ายบริหารคาดว่าหน่วยงานต่างๆ จะใช้จ่ายน้อยลงในการจัดการบันทึกและค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และจะปรับปรุงกระบวนการจัดการบันทึก
ปัจจุบัน NARA มีเอกสารมากกว่า 12.5 พันล้านหน้า รวมพื้นที่ 5 ล้านลูกบาศก์ฟุต เพียงพอสำหรับใส่สระว่ายน้ำขนาดโอลิมปิกเกือบ 60 สระ คาดว่าจะได้รับบันทึกเพิ่มอีก 3 ล้านลูกบาศก์ฟุตภายในปีงบประมาณ 2573
ผ่านโครงการ Federal Records Centers NARA ยังจัดเก็บบันทึกมากกว่า 28 ล้านลูกบาศก์ฟุตเป็นการชั่วคราวสำหรับหน่วยงานอื่นๆ หน่วยงานเหล่านั้นใช้เงินประมาณ 200 ล้านดอลลาร์ทุกปีสำหรับหอจดหมายเหตุแห่งชาติเพื่อเก็บบันทึกเหล่านั้น
แต่เนื่องจากหน่วยงานต่างๆ เสนอสัญญาสำหรับการจัดการบันทึกและบริการจัดเก็บเพื่อลดการพึ่งพาบันทึกที่เป็นกระดาษ พวกเขาจำเป็นต้องจัดการรายการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่ในปัจจุบันด้วย
ในปี 2548 NARA จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประมาณ 12 พันล้านหน้า ตอนนี้ติดตามมากกว่า 34 พันล้านหน้า
“หากปราศจากการให้ความสนใจกับความท้าทายนี้ NARA และหน่วยงานต่าง ๆ จะเผชิญกับระบบและโปรโตคอลบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เพียงพอ ซึ่งนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นและบันทึกสูญหาย ตลอดจนแนวปฏิบัติและบริการที่บกพร่องสำหรับบันทึกกระดาษ” รายงานของทำเนียบขาวระบุ
